Skrevet av
PROTOKOLL
ÅRSMØTE I JØLDALSVEIEN HYTTEEIERFORENING 2024
Til stede:
- Grete Estenstad
- Anders Bakken
- Per Bjørnaas
- Ingebrigt Sponaas
- Arne K. Skauge
- Finn Hvoslef
- Kåre Qvenild
- Asgeir Flatjord
- Odd Ustad
Det ble i 2023/2024 innbetalt 55 medlemskontingenter. Av disse var kun ni medlemmer representert på årsmøtet.
Foreningens leder Odd Ustad ønsket velkommen og refererte dagsorden.
- Innkallingen ble godkjent.
- Dagsorden ble godkjent.
- Odd Ustad ble valgt som møteleder og sekretær.
- Anders Bakken og Kåre Qvenild ble valgt til å underskrive protokollen.
- Årsberetningen for 2023/2024 ble gjennomgått og godkjent;
- STYREMØTER. Det har ikke vært behov for fysiske møter for styret i løpet av året, men styrets medlemmer har kommunisert jevnlig på epost og telefon. Det har også vært løpende god kontakt og godt samarbeid mellom styret og løypesjef Torbjørn Sanden. Informasjon mellom styret og foreningens medlemmer har fortrinnsvis foregått via nettet og på foreningens egne FB-sider. Spesielt har det vært løpende og god kontakt mellom løypesjefen og styrelederen.
- SKISPOR OG LØYPEPREPARERING. Det vellykkede samarbeidet vi innledet med Torbjørn Sanden forrige sesong ble videreført også siste sesong. Torbjørn ble også forfremmet til løypesjef. Også det et vellykket trekk. På grunn av værforholdene med lite snø kom prepareringen i gang først på nyåret. Da det ble forsvarlig å preparer løypa ble dette gjort fredag ettermiddag eller lørdag morgen, alt avhengig av værforholdene. Torbjørn Sanden starter prepareringen i Granabogen med Voraløypa, før vår løype blir preparert. Det ble også sist vinter preparert løype opp til Vora. Det jobbes også med en ytterligere utvidelse av Vora-løypa. Informasjon om løypepreparering blir regelmessig lagt ut på hytteeierforeningens hjemmesider og på skisporet.no. Foran kommende sesong er det gjort to endringer på løypa. Den største omleggingen er vest for Vaulan, hvor vi nå skal unngå en litt lei veikryssing. Det er også gjort en omlegging fra Tippen og vestover som skal sikre bedre snø- og løypeforhold.
- Siste år betalte 45 personer inn frivillig løypeavgift. Innbetalingen økte fra kroner 31.800 til 34.700 kroner. Fra Rennebu kommune mottok vi også siste sesong kroner 21.000 i tilskudd til løypepreparering, mens Jøldal Veglag bevilget kroner 7.500 til løypeprepareringen. Kostnadene med løypepreparering siste sesong beløp seg til kroner 75.475 mot kroner 47.375 året før.
- HJEMMESIDEN satt opp mot egen Facebook –sider, men dette fungerer dårlig. Erfaringsmessig er det bedre å stole på hjemmesiden enn på Facebook. Vi ser at siden blir søkt opp og brukt av mange.
- MEDLEMMER. Foreningen hadde pr. 20.10. 2024 67 navn i medlemsregisteret. Det ble siste år innbetalt 55 medlemskontingenter, mot 48 året før. Ettersom potensialet ligger på omkring 100 medlemmer langs Jøldalsveien og Tælveien er det fortsatt for dårlig oppslutning om foreningen.
- MEDLEMSKONTINGENT. Informasjon om innbetaling av medlemskontingenten er de tre siste årene sendt ut på epost til foreningens medlemmer. En praksis vi ønsker å fortsette med. Om kontingenten skal økes må årsmøtet ta stilling til.
- VEGLAGET OG BRØYTING AV SIDEVEIER. Vi registrerer med tilfredshet at standarden på Jøldalsveien fortsatt er svært god både sommer og vinter. Vi har nå formalisert samarbeidet med veglaget, som innebærer å legge ut informasjon fra veglaget på nettet. Dialogen mellom veglagets og hytteeierforeningens ledere fungerer svært godt i så måte. I praksis er det hytteeierforeningen som nå legger all informasjon om Jøldalsveien. Dette arbeidet har hittil vært gjort vederlagsfritt, men fra nå av vil vi motta et tilskudd fra veglaget.
Det ble gjennomført en koordinert brøyting av sideveier også sist vinter og inngått ny avtale med John Sponaas. Han har igjen gjort en utmerket jobb. Avtalen med han administreres av Vaulan Hyttegrend. Andre hytteeier har opprettet egne avtaler om brøyting med John.
- ANDRE PROSJEKTER har ikke foreningen vært involvert i siste år. Det har heller ikke kommet forslag på prosjekter fra foreningens medlemmer til styret i løpet av siste år. Bistand i forbindelse med innlemming av Tælveien Veilag i Jøldal Veglag ble orientert om i egen sak på årsmøte
- Regnskap og balanse ble gjennomgått og godkjent;
- Det fremlagte regnskapet var ikke oppdatert. Derfor er det endelige og revisorgodkjente regnskapet vedlagt denne protokollen.
- Kontingenter;
- Årsmøtet vedtok å opprettholde medlemskontingenten på kroner 400 pr. medlem.
- Informasjon om medlemskontingent og frivillig løypeavgift vil bli sendt ut på epost til medlemmene. Vi anbefaler medlemmene å betale inn på bankkonto, og ikke med Vipps, som kan by på problemer når det gjelder å se hvem som er betaler.
- Samtidig oppfordres det enkelte medlem sterkt til å bidra til å øke medlemstallet i foreningen og til at flere betaler inn den frivillige løypeavgiften. Snakk gjerne med naboene og oppfordre sterkt til å tegne medlemskap. Det er billig og det kommer fellesskapet til gode.
- Oppfordringen vil også bli lagt ut på foreningens hjemmesider.
- Foreningens nettsider vil fortsatt bli brukt som primær informasjonskanal.
- Løypekjøring;
- Før siste sesong ble det inngått ny avtale med Torbjørn Sanden om løypepreparering, og det var stor enighet på årsmøtet om at dette samarbeidet fungerer godt og at løypene var av topp kvalitet. I tillegg til vår løype er Voraløypa utvidet med et sport til toppen av Vora. Det ble også opplyst på årsmøtet at det jobbes med planer om å forlenge dette sporet med en rundløype ned mot Tælmyren. Dette arbeidet skjer ikke i hytteeierforenings regi, men vil likevel være en utvidelse og berikelse for det totale løypenettet.
- Det var full enighet i årsmøtet om å fortsette samarbeidet med Torbjørn Sanden.
- Den frivillige løypeavgiften på kroner 800 opprettholdes, men det er også mulig å betale inn et selvvalgt beløp for de som ikke bruker løypa regelmessig. Dette kan betales inn på VIPPS. Informasjon om dette og VIPPS-nummer vil bli satt opp på informasjonsskiltene på Tippen, Bløslette og i Vaulan.
- Ett veglag.
Per Bjørnaas orienterte om prosessen fram til ett veglag for både Jøldalsveien og Tælveien. Jøldalsveien Hytteeierforening har påtatt seg å administrere innbetalingen av en årlig avgift på 750 kroner (totalt 20.000 kroner) fra oppsitterne langs Tælveien, som skal overføres Jøldal Veglag. For dette arbeidet mottar foreningen en avtalt kompensasjon.
- Valg;
- Odd Ustad var ikke på valg.
- Grete Estenstad var ikke på valg.
- Stig Wærnes ble gjenvalgt som kasserer for to år.
- Finn Hvoslef ble gjenvalgt som revisor for ett år.
- Tom Anders Torstensen og Anders Solem ble gjenvalgt som valgkomite for ett år.
Trondheim 04.11.2024
Anders Bakken Kåre Qvenild